ZKTeco, Operasyonel Hafızasını Workiom ile Oluşturdu!
ZKTeco’nun görev takibinden müşteri ilişkilerine, proje yönetiminden bayi iletişimine kadar operasyonel süreçlerini nasıl Workiom ile yönettiğini keşfedin.
ZKTeco, biyometrik güvenlik ve akıllı erişim çözümleri alanında dünya çapında lider markalardan biridir. Küresel pazarda yüz tanıma, parmak izi ve RFID teknolojileriyle öne çıkan ZKTeco, yüksek güvenlik standartlarını kullanıcı dostu sistemlerle birleştirerek geniş bir müşteri portföyüne hizmet vermektedir.
Ülke
Türkiye
Çalışanlar
Kullanım Durumu
Görev Yönetimi, Satış ve Müşteri Yönetimi, Proje Takibi, Bayi Koordinasyonu, Harcama Takibi
Sektör
Güvenlik Teknolojileri / Elektronik Cihaz
İÇERİK
Workiom Öncesi Problemler
Bilgiye erişimin sadece kişiler üzerinden olması: Ekip üyelerinden biri izinli olduğunda veya birine ulaşılamadığında, yürütülen projenin detaylarına erişilemiyordu.
Görev ve süreç takibi dağınıklığı: Satış süreçleri, pazarlama aksiyonları ve günlük operasyonlar; farklı araçlarla bireyler arasında dağınık bir şekilde yürütülüyordu. Bu durum, bilgi akışında aksamalara ve görev sorumluluklarında belirsizliklere yol açıyordu.
Proje ve teklif bilgilerinin ayrı kanallarda olması: Bayilerden gelen proje talepleri, ürün listeleri ve teslim tarihleri kaybolabiliyor, merkezi bir görünürlük sağlanamıyordu.
Ekiplerin saha operasyonları sırasında bilgi girişi yapamaması: Sahada görev yapan ekiplerin yapılan harcamalar gibi operasyonel bilgileri kolaylıkla aktarabilecekleri bir sistem bulunmuyordu. Bu durum zaman kaybına ve bilgi akışında kesintilere sebep oluyordu.
Müşteri ilişkilerinde takip ve raporlama zorluğu: Müşterilere iletilen tekliflerin içeriğini takip etme ve raporlama konusunda zorluk yaşanıyordu.
Workiom’un Sağladığı Faydalar
Süreçlerin Merkezi Bir Platformda Toplanması
ZKTeco, Workiom’u önce görev yönetimi için kullanmaya başladı.
Bu kullanımı sırasında Workiom avantajlarını gözler önüne serdi. Sadece tüm görevlerin tek bir platformda yönetimini sağlamakla kalmıyor; kullanıcı dostu arayüzüyle hızlı adapte olunabiliyor, esnek yapısıyla farklı iş akışlarına kolayca uyum sağlıyor ve kullanıcı bazlı ücretlendirmesiyle maliyetleri öngörülebilir hale getiriyor.
Üç ay gibi kısa bir süre sonra ZKTeco; müşteri ve satış yönetimi, proje takibi ve bayi iletişimi gibi birçok süreci Workiom’a taşıdı. Bugün iş süreçlerini merkezi, uyumlu ve verimli bir şekilde yönetiyorlar.
Bilginin Kişiye Değil Sisteme Bağlı Olması
İhracat-ithalat tarafında hazırlanan bilgi şablonları gibi proje veya ürünle ilgili detaylar artık bir çalışana bağlı kalmadan sistemde ihtiyacı olan tüm çalışanların erişimine açık.
“Eskiden bir ekip arkadaşımız izinli veya meşgul olduğunda bazı bilgilere ulaşamıyorduk. Şimdi herkesin ulaşabileceği sistemli bir yapımız var ve soru sorarak vakit kaybetmeden Workiom’dan gereken bilgiye ulaşıyoruz.”
Metehan Fidancı, Sales and Import & Export Manager, ZKTeco
Bayi İletişim Süreçlerinde Otomasyon
Bayilerden gelen talepler formlarla toplanıyor. Her talep anında bir görev olarak oluşturuluyor ve bu görevlerin de otomatik ataması ilgili kişilere yapılıyor. Ayrıca bildirimler ve e-posta gönderimi ile hem merkezdeki ilgili ekip üyesine hem de bayilere bilgilendirme yapılıyor.
Satış ve Müşteri Yönetimi
Her teklif müşteri bazlı olarak Workiom Satış ve Müşteri Yönetimi uygulamasına giriliyor. Müşterilere iletilen tekliflerin içeriği rahatlıkla takip ediliyor. Raporlama hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleştiriyor.
Günlük İşlerin Otomatik Takibi
Workiom otomasyonları kullanılarak kurulan iş akışıyla günlük operasyonel olarak yapılması gerekenler ilgili kişilere her gün görev olarak atanıyor. Ayrıca veri giriş-çıkışlarının ne zaman ve kim tarafından yapıldığı görülebiliyor. Bu sayede herhangi bir karışıklık veya zaman kaybı olmadan rutin operasyonlar tamamlanıyor.
Mobil Kullanım
Workiom’da oluşturulan Masraf Takibi uygulaması ile, saha operasyonlarında yapılan harcamalar mobil uygulamaya anında ve kolaylıkla giriliyor. Bu verilere erişimi olan muhasebe departmanı daha hızlı ve daha güncel raporlamalar yaptığı gibi gerektiğinde hatırlatma bildirimleri de alıyor. Kurulan bu sistem bilgi aktarımındaki gecikmeleri ve hata risklerini ortadan kaldırıyor.
Sonuç
ZKTeco, Workiom ile gerçekleştirdiği dijital dönüşüm ile birlikte iş süreçlerinin operasyonel bilgisini bireylerden alıp ekiplerin kolektif hafızasına taşıdı. Ayrıca görev yönetimi kolaylığı ile verimlilik artışı yaşanırken otomasyonlarla zaman kayıpları ortadan kaldırıldı.
Bu dönüşüm ZKTeco’nun operasyonlarında hız, şeffaflık ve sürdürülebilirlik sağlarken; ekiplerin kendi işlerini sahiplenmesine ve bağımsız hareket edebilmesine olanak tanıyor.
Kurumsal çevikliğin, bilgiye dayalı karar almanın ve verimli süreç tasarımının temelini artık Workiom oluşturuyor. Kod yazmadan kurgu yapılabilen bu yapı, ZKTeco’nun sadece bugününü değil, dönüşüme açık geleceğini de inşa ediyor.
.svg)
.svg)
.svg)
