مجموعة موسى الموسى العقارية القابضة: تحول رقمي شامل مع وركيوم

الحل: منصة وركيوم

اعتمدت مجموعة الموسى حلول وركيوم لبناء منصة رقمية مركزية لإدارة العمليات الداخلية من خلال عدة أنظمة مخصصة، بما في ذلك:

• نظام إدارة التذاكر
• نظام إدارة الطلبات
• نظام إدارة المهام
• إدارة المراسلات والعقود الداخلية
• إدارة العمليات العقارية
• نظام الإدارة الاستراتيجية

تم تخصيص كل نظام لتلبية الاحتياجات التشغيلية لأقسام محددة مع الحفاظ على منصة موحدة للتعاون والرؤية.

نظام إدارة التذاكر والطلبات

كان أحد التطبيقات الأساسية ضمن منصة وركيوم هو نظام إدارة التذاكر، المصمم لإدارة الطلبات الداخلية والقضايا التشغيلية عبر أقسام متعددة.

يمكن للموظفين بسهولة تقديم الطلبات من خلال نظام إدارة الطلبات باستخدام نماذج مخصصة مصممة لأنواع مختلفة من الطلبات.

بمجرد تقديم الطلب، يقوم النظام تلقائياً بـ:

• تسجيل التذكرة داخل المنصة
• إسنادها إلى القسم أو الفريق المعني
• توجيهها إلى الفني أو الموظف المسؤول
• تتبع التذكرة عبر مراحل سير العمل المحددة
• إرسال إشعارات تلقائية لمقدم الطلب بتحديثات الحالة
• إغلاق التذكرة بمجرد اكتمال الطلب

يُستخدم نظام التذاكر بنشاط عبر أقسام متعددة، بما في ذلك:

• مكتب الدعم الفني، لتلبية طلبات الدعم الفني وحل المشاكل المتعلقة بالأنظمة
• قسم الاتصالات المؤسسية، لإتمام الاتصالات الداخلية وطلبات التصميم
• قسم المرافق والصيانة، لمتابعة وتنفيذ طلبات الصيانة والمرافق
• قسم التسويق، لإطلاق الحملات وإدارة المحتوى والمواد التسويقية
• أقسام تشغيلية إضافية داخل شركات المجموعة

يدعم النظام أيضاً وظائف تشغيلية إضافية مثل:

• إدارة المهام
• المتابعات الداخلية
• نظام تذاكر المرافق

الأثر التشغيلي

من خلال تنفيذ نظام إدارة التذاكر والطلبات، حققت مجموعة الموسى:

• إدارة مركزية لجميع الطلبات الداخلية
• أوقات استجابة وحلول أسرع
• ملكية ومساءلة واضحة لكل طلب
• تحسين الشفافية عبر الأقسام
• تقليل خطر ضياع أو تأخير الطلبات

منذ التنفيذ، نجح النظام في معالجة أكثر من 2000 تذكرة وطلب داخلي، مما أدى إلى تحسين كبير في التنسيق التشغيلي داخل المجموعة.

نظام إدارة المراسلات والعقود الداخلية

اعتمدت مجموعة الموسى أيضاً نظام إدارة المراسلات والعقود الداخلية ضمن منصة وركيوم لتنظيم وتبسيط إدارة العقود والوثائق الداخلية.

يمكّن هذا النظام الأقسام من إرسال العقود والمستندات الرسمية داخلياً من خلال سير عمل الموافقة المنظم.

تمر العقود عبر مراحل محددة مسبقاً مثل:

• إنشاء العقد
• المراجعة الداخلية
• موافقات الأقسام
• التوقيع والتأكيد النهائي

يتم توجيه كل مرحلة تلقائياً إلى القسم أو المدير المسؤول وفقاً للتسلسل الهرمي المحدد مسبقاً للموافقة.

الأثر التشغيلي

ساعد هذا النظام مجموعة الموسى على:

• تنظيم العقود والوثائق الداخلية
• تسريع عمليات الموافقة والتوقيع
• تقليل الاعتماد على الأوراق اليدوية
• تحسين الرؤية وتتبع حالة المستندات

في غضون بضعة أشهر فقط من التنفيذ، عالج النظام أكثر من 500 عقد ومستند داخلي، مما أدى إلى تحسين كفاءة إدارة المستندات عبر الأقسام.

إدارة العمليات العقارية

كجزء من أنشطتها التشغيلية في قطاع العقارات، اعتمدت مجموعة الموسى نظام إدارة العمليات العقارية المخصص ضمن منصة وركيوم.

يسمح هذا النظام للشركة بإدارة المشاريع العقارية وسير العمل التشغيلي ذات الصلة بطريقة منظمة وآلية.

تشمل القدرات الرئيسية:

• إنشاء وإدارة مشاريع عقارية جديدة
• تحديد مراحل المشروع والمعالم الرئيسية
• إدارة الخطوات التشغيلية المرتبطة بكل مرحلة من مراحل المشروع
• أتمتة انتقالات سير العمل بين مراحل المشروع
• تتبع تقدم المشروع من خلال لوحة معلومات مركزية

الأثر التشغيلي

مكّن تنفيذ هذا النظام مجموعة الموسى من:

• توحيد إدارة دورة حياة المشاريع العقارية
• تحسين رؤية المشروع والتحكم التشغيلي
• تقليل التنسيق اليدوي بين الفرق
• ضمان عمليات متسقة عبر مشاريع متعددة

نظام الإدارة الاستراتيجية

تم أيضاً استخدام منصة وركيوم لدعم الإدارة الاستراتيجية داخل المجموعة. حيث تمكن المنصة أعضاء القيادة من تنظيم وتتبع المبادرات الاستراتيجية وضمان التوافق مع أهداف مجموعة الموسى.

يسمح النظام لفرق الإدارة بـ:

• تتبع الأهداف والمبادرات الاستراتيجية
• إدارة المشاريع المتعلقة بالتخطيط الاستراتيجي
• مراقبة التقدم ومؤشرات الأداء
• تحسين الرؤية والمساءلة في تنفيذ الاستراتيجية

النتائج

تمكنت مجموعة الموسى من خلال حلول وركيوم من تحقيق تحسينات كبيرة في الكفاءة التشغيلية والتعاون الداخلي.

وتشمل النتائج الرئيسية:

• إدارة مركزية للعمليات الداخلية
• تحسين إدارة الطلبات والمهام عبر الأقسام
• أتمتة سير عمل داخلي متعدد
• معالجة أسرع للطلبات الداخلية
• زيادة الشفافية في العمليات التشغيلية
• تنسيق أفضل بين الفرق والأقسام

دعمت المنصة بنجاح معالجة أكثر من 2000 تذكرة وطلب داخلي، بالإضافة إلى أكثر من 500 عقد ومستند داخلي، مما يوضح فعاليتها كمنصة عمليات رقمية للمنظمة.

ابدأ رحلة تحولك الرقمي اليوم

قصة نجاح مجموعة الموسى ليست استثناءً، بل هي مثال حي على ما يمكن تحقيقه عندما تتبنى المؤسسات التحول الرقمي بالأدوات المناسبة. من الفوضى إلى النظام، ومن التشتت إلى المركزية، ومن التأخير إلى الكفاءة.

إذا كانت مؤسستك تعاني من تحديات مشابهة؛ طلبات متناثرة، غياب الرؤية، صعوبة في التتبع، أو حاجة لتوحيد العمليات عبر أقسام متعددة؛ فإن وركيوم هي الحل الذي تبحث عنه.

وركيوم ليست مجرد أداة تقنية، إنها شريك استراتيجي في رحلة تحولك الرقمي. مع مرونتها الفائقة وقابليتها للتخصيص، يمكنك بناء الأنظمة التي تحتاجها بالضبط، دون الحاجة إلى برمجة معقدة أو استثمارات ضخمة.

لا تدع التحديات التشغيلية تعيق نمو مؤسستك. ابدأ اليوم واكتشف كيف يمكن لمنصة وركيوم أن تحول عملياتك الداخلية.

ابدأ مع وركيوم مجاناً، سجّل حسابك اليوم واستكشف جميع الإمكانيات دون أي التزامات مالية، أو تواصل مع فريق المبيعات واحصل على استشارة مخصصة لفهم كيف يمكن لوركيوم تلبية احتياجات فريقك وأعمالك.

‍