تعاون وزارة المالية السعودية مع وركيوم لإدارة مهامها بكفاءة

حلول وركيوم

استجابت Workiom لهذه التحديات بمجموعة حلول مصممة خصيصًا لتبسيط تحقيق أهداف مشروع وزارة المالية:

• تطبيق إدارة مهام متعدد الاستخدامات: صُمم لمعالجة الاحتياجات والهياكل المختلفة لإدارات الوزارة المتنوعة. من خلال السماح بالتخصيص لكل قطاع، يضمن حل Workiom قدرة كل جهة على إدارة مهامها بكفاءة، مما يحسن من الإنتاجية العامة والترابط التشغيلي عبر الوزارة.

• نماذج تفاعلية وتواصل جماعي: استخدمت الوزارة نماذج Workiom لتنظيم برامج مثل المسابقات الداخلية، مع إرسال إشعارات جماعية آلية لجميع السفراء باستخدام نفس النظام، الذي أصبح أيضاً أداة للإعلانات الداخلية.

• قاعدة معرفة رقمية: أتاحت Workiom توفير مكتبة إلكترونية مخصصة تحتوي على مستندات وإرشادات تدريبية للسفراء الجدد، مما عزز تجربة التهيئة والتعلّم الذاتي.
• صلاحيات مخصصة: مكّنت إعدادات الأذونات حسب الدور من ضبط وصول السفراء والفرق التشغيلية والمالية إلى الوحدات ذات الصلة فقط، مما عزز التحكم في البيانات وتحديد المسؤوليات.

• دعم اللغة العربية: تتكامل Workiom مع دعم اللغة العربية، مما يعزز سهولة الاستخدام ويضمن تجربة سلسة للمستخدمين الناطقين بالعربية.‍

•  تخصيص للامتثال الحكومي: تتوافق العلامة التجارية المخصصة لشركة Workiom و الاستضافة السحابية الهجينة في المملكة العربية السعودية مع اللوائح المحلية وتضمن سيادة البيانات للكيانات الحكومية.

النتائج

حقق تطبيق حلول Workiom تحسينات كبيرة في تنفيذ المشروع ومنها:

• إدارة المهام الآلية: تم تنفيذ أكثر من 7000 مهمة باستخدام الأتمتة في Workiom، مما حسن من سرعة الإنجاز وعدالة توزيع الأعباء.‍

• التحكم بالوصول: يسمح النظام بالتحكم الدقيق في الوصول إلى البيانات، مع إعدادات محددة للفرق والأذونات التي تمكن من تكليف المهام وإكمالها دون المساس بخصوصية البيانات.

• أتمتة إدارة السفراء: تبسيط عملية الموافقة والرفض لطلبات السفراء، مما يعزز الكفاءة ويقلل من التدخل اليدوي.‍

• إدارة المبادرات: تسهيل تنظيم المبادرات على مستوى الشركة من خلال نماذج داخلية، مما يحسن الاتصال الداخلي وتنسيق المشاريع.‍

• تقييم الأداء: توفر إحصائيات حول أداء المحاسبين وفعالية الكيانات أو القطاعات المختلفة، مما يدعم اتخاذ قرارات مستنيرة.
• التقارير: وفرت التقارير بطرق العرض المختلفة؛ رؤية مباشرة لأداء أكثر من 350 سفيراً في 250 جهة، مما مكّن الوزارة من اتخاذ إجراءات مثل استبدال من لم يحققوا المستهدفات، أو تسريع الإنجاز، وقياس التقدم بدقة نحو رؤية 2030.
• مؤشرات أداء لحظية: عرضت لوحات المعلومات مؤشرات فورية مثل نسبة المهام المتأخرة، زمن استجابة السفراء، ومعدلات التفاعل مع الحملات.
• تنسيق استراتيجي واسع النطاق: ساهم وركيوم في تمكين الوزارة من التنسيق مع أكثر من 250 جهة بفعالية من خلال الدمج بين الأتمتة، الشفافية، وسهولة التعاون.

الخاتمة

رغم التحديات، مثّلت حلول Workiom نقطة تحوّل في طريقة إدارة المهام داخل وزارة المالية. من خلال الأتمتة والتخصيص، ارتفعت كفاءة العمل، وتحسّن التنسيق بين الجهات، مما يعكس التزام الوزارة بالتطوير والابتكار في تحقيق مستهدفات الرؤية.