Dijital dönüşüm artık bir seçenek değil, tüm dünyada ve her ölçekteki firma için bir zorunluluk. İster bir kamu kurumu olun, ister hızla ölçeklenen bir girişim ya da çok uluslu bir şirket; fark etmez.

Günümüz iş dünyasında, iş akışlarını modernleştirme, verimsizlikleri ortadan kaldırma ve güvenli, değişikliklere kolay ve hızlı cevap verecek sistemler kurma ihtiyacı hiç olmadığı kadar belirgin. Ancak geleneksel yazılım geliştirme yöntemleri, günümüzün hız ve esneklik beklentileri karşısında yetersiz kalıyor. Uzun geliştirme süreleri, yoğun kodlama eforu ve tüm sürecin IT’ye bağımlı olması, bu yaklaşımın başlıca sorunları arasında yer alıyor.

İşte tam bu noktada Workiom sahneye çıkıyor. Workiom, bir satır bile kod yazmaya ihtiyaç duymadan süreçlerinizi dijitalleştirmenizi ve onları görevlerle yönetmenizi sağlayan yapay zeka destekli yeni nesil bir iş yönetim platformudur.

Zorlu Enerji, Emlak Konut gibi birçok firma tarafından çeşitli süreçlerde kullanılan Workiom, ekiplerin iş akışlarını kodlama gerektirmeden oluşturmasını ve otomatikleştirmesini sağlıyor. Çok dilli yapısı, güvenli altyapısı ve kullanıcı dostu arayüzü kurumsal ölçekte kolaylık sunar.

Bu yazıda, günümüz işletmelerinin çeviklik, kontrol ve küresel ölçeklenebilirlik hedeflerine uygun olarak, kod yazmadan tamamen işlevsel uygulamalar oluşturmanın uzman seviyesinde 3 pratik adımını paylaşıyoruz.

1. Adım: İş Akışını Netleştirin ve Veriyi Doğru Şekilde Yapılandırın

Herhangi bir no-code sistemde ilk adım otomasyon değil, netliktir. Gösterge panoları veya kurallar oluşturmadan önce, iş modelinizi doğru şekilde yansıtan yapılandırılmış bir veri modeli oluşturmanız gerekir.

Workiom’da bu modeli; listeler, kullanım türüne özel alanlar ve ilişkisel bağlantılar oluşturursunuz. Böylece işlevsel bir uygulamanın tüm temel yapı taşları en baştan doğru şekilde tanımlanmış olur.

Gerçek İhtiyaçlara Dayalı Senaryolarla Başlayın

Örneğin, farklı ülkelerdeki farklı departmanları arasında koordinasyon sağlamak isteyen bir enerji şirketi; seyahat yönetimi, masraf/nakit avans onayları, görev takibi ve hakediş ödeme süreçlerini Workiom üzerinden kurguladı.

Bu senaryo kapsamında Workiom’da aşağıdaki yapı kurgulandı:

• Görev Listesi: Görevlerin termin tarihleri, sorumlular ve öncelik durumları tanımlandı.
• Talep Listesi: Çalışanlardan taleplerin alınıp, ilgili ekipler tarafından takip edilmesi için tanımlandı.
• Masraf Listesi: Masraf talepleri ve onay akışı dahil edildi.
• Seyahat Listesi: Seyahat talepleri ve konaklama planlamaları dahil edildi.
• İlişkili Veriler: Temsilciler ve departmanlar, bağlantılı liste alanlarıyla. birbirleriyle ilişkilendirildi
• Belge Deposu: Oryantasyon materyalleri için merkezi alan oluşturuldu.
• Çok Dilli Arayüz ve Hassas Veri İçin Detaylı Yetkilendirme: Çok dilli yapı ve hassas veri yetkilendirmeleri dahil edildi.
  
  

Bu modüler yapı sayesinde her departman kendi içinde bağımsız çalışırken, üst yönetim tüm departmanların süreçlerine hakim oldu.

İlişkisel Veri Modeli Kullanın

Tüm veriyi tek bir tabloda (örneğin Excel benzeri bir listede) tutmak yerine, Workiom ilişkisel bir mimariyi destekler. Bu sayede “Görevler” ve “Temsilciler” gibi listeler, bağlantılı (ilişkisel) alanlar aracılığıyla birbirleriyle ilişkilendirilebilir.

Örnek: Satış yönetimi için ilişkisel yapı

• Fırsatlar, Kişiler, Şirketler ve Satış Temsilcileri ile ilişkilendirilir.
  
• Her fırsat için Durum, Teklif Tutarı ve Hedef Kapanış Tarihi gibi alanlar tanımlanır.
  
• Görünümler ve yetkiler, satış ekibine veya bölgelere göre özelleştirilir.
  

Bu yapı sayesinde sistem ölçeklenebilir hale gelir; otomasyonlar, gösterge panoları ve yetkilendirmeler yüksek hassasiyetle kurgulanır.

Yetkilendirme Mantığını Kurgulayın

Finans, sağlık ya da kamu gibi mevzuat odaklı sektörlerde, detaylı erişim kontrolü kritik öneme sahiptir. Workiom, yöneticilere şu yetkilendirme seviyelerini tanımlama imkânı sunar:

• Liste düzeyinde erişim: Her ekip için görüntüleme/düzenleme kısıtlamaları yapılabilir
  
• Alan bazında görünürlük: Örneğin, finansal veriler stajyerlerden gizlenebilir.
  
• Otomasyon sahipliği ve yalıtımı: Sadece belirli kullanıcılar kendi kurgularını yönetebilir
  

Bu yetkilendirme yapısı, kurum içindeki farklı departmanların hem bağımsız çalışmasını hem de kurumsal kurallar ve merkezi raporlama yapısıyla uyumlu şekilde ilerlemesini sağlar.

Gerekirse Hazır Şablonlarla Başlayın

Workiom, farklı sektörler için kategorize edilmiş hazır uygulama şablonları sunar. Bu sayede sıfırdan başlamak zorunda kalmadan hızlıca kurulum yapabilir ve şablonları ihtiyaçlarınıza göre düzenleyebilirsiniz.

Sunulan şablon kategorilerinden bazıları:

• İK Şablonları: İşe alım ve onboarding (oryantasyon) süreçleri
  
• Satış Şablonları: Müşteri ve Satış Yönetimi, CR
  
• Ürün ve Operasyon Şablonları: Destek talepleri, iş takibi, masraf yönetimi
  
• Ajans Şablonları: Proje yönetimi, görev takibi, sosyal medya planlama, kampanya izleme
  
• Pazarlama Şablonları: Kampanya ve içerik planları
  

Tüm şablonlar tamamen düzenlenebilir olduğundan, kurulum sürecini hızlandırırken esneklikten ve kontrolden ödün vermezsiniz.

2. Adım: Uygulamayı Otomasyonlarla Akıllı Hale Getirin

Veri yapınızı kurduktan sonraki adım, otomasyonları kurgulayarak kayıtları sadece veri olmaktan çıkarıp iş akışlarını başlatan tetikleyicilere dönüştürmektir.

Koşullu Tetikleyicilerden Yararlanın

Workiom, farklı şekillerde çalışan çeşitli otomasyon tetikleyicileri sunar. Bu sayede süreçler minimum manuel müdahaleyle, kendi kendine ilerleyen bir yapıya kavuşur:

• Kayıt Oluşturulduğunda: Başvuru formları, onboarding ya da destek talebi süreçleri için idealdir.
  
• Kayıt Güncellendiğinde: Durum değişiklikleri veya alan düzenlemeleriyle tetiklenir.
  
• Zaman Tetikleyicisi: Tarihe bağlı hatırlatmalar, eskalasyon mekanizmaları için kullanılır.
  
• Webhook tetikleyicisi: Harici sistemlerden gelen tetiklemelerle (ör. ERP/CRM/e-ticaret) süreçleri otomatik başlatmak veya güncellemek için kullanılır.

Kullanım Örneği:

Bir kamu kurumu, Workiom’un yinelenen tetikleyicilerini kullanarak farklı lokasyonlardaki rutin görev atamalarını otomatikleştirdi ve görev hatırlatmalarını sistematik şekilde iletti.

Tetiklenecek Aksiyonları Tanımlayın

Workiom’un no-code otomasyon oluşturucusu, koşullu tetikleyicilerle birden fazla işlemi zincirleme olarak kurmanıza olanak tanır. Desteklenen aksiyonlardan bazıları şunlardır:

• Kayıt oluştur: Örneğin, otomatik bir takip görevi oluşturma.
  
• Kayıt güncelle: Örneğin, bölge bilgisine göre sorumlu atamasını otomatikleştirme.
  
• Kullanıcı Bildir: Hem e-posta hem mobil uygulamadan push notification ile anlık bildirim gönderme.
• ‍API çağır veya webhook gönder: Harici sistemlerle entegrasyon sağlama.
  
• Onay süreci başlat: Organizasyon şemasına uygun onay akışları kurgulama.

Kullanım Örneği:

Altılar Ticaret’te kullanılan otomasyonlar sayesinde departmanların uyum içerisinde çalışma hızı arttı.

“Workiom’la her süreci veriye dayalı yönetiyoruz. Bir sipariş girildiğinde, satıştan servise, muhasebeden pazarlamaya kadar tüm ekipler eş zamanlı aksiyon alabiliyor.”

‍Servet Aksoy, Genel Müdür, Altılar Ticaret

Koşullu Mantıklarla İş Akışını Oluşturun

Gerçek iş akışlarında istisnalar kaçınılmazdır. Workiom, bu durumları yönetebilmeniz için aşağıdaki gelişmiş mantıkları destekler:

• Eğer/Değilse akışları: Departmana, müşteri türüne veya SLA seviyesine göre yönlendirme yapılabilir.
  
• Çoklu koşullar: Ürün grubu, onay seviyesi veya müşteri durumu gibi kriterlere göre süreçler özelleştirilebilir.
  
• Döngü aksiyonları: Belirli ölçütleri sağlayan tüm kayıtlara aynı işlem uygulanabilir (ör. gecikmiş görevlerin toplu güncellenmesi).
  

Bu esneklik, kod yazmadan kurumsal ölçekte süreçleri güncellemeyi ve yönetmeyi mümkün kılar.

Görünürlüğü ve Kontrolü Koruyun

Uyumluluk ve denetim gerektiren süreçlerde en temel ihtiyaç, sistemde neyin ne zaman ve kim tarafından yapıldığını net şekilde görebilmektir.

• Çalışma Kayıtları: Bir otomasyonun veya işlemin ne zaman çalıştığını, kim tarafından tetiklendiğini ve hangi kayıt üzerinde işlem yaptığını adım adım görebilirsiniz.
  
• Hata Bildirimleri: Bir otomasyon çalışmadığında veya yarıda kaldığında ilgili ekip otomatik olarak bilgilendirilir. Böylece sorunlardan hemen haberdar olursunuz.
  
• Denetleyici Roller: Takım liderleri ve yöneticiler, otomasyonların akışa uygun çalışıp çalışmadığını izleyebilir ve gerektiğinde sürece müdahale edebilir.

Bu yapı, denetim ve sürekliliğin önemli olduğu büyük ve çok lokasyonlu ekiplerde operasyonun sağlıklı ilerlemesini sağlar.

3. Adım: Çözümünüzü İzleyin, Optimize Edin ve Genişletin

Kod yazmadan bir uygulama kurmak işin ilk adımıdır. Sistem kullanıldıkça nerede verimsizlik oluştuğunu görmek, gereksiz adımları ayıklamak ve yapıyı büyüyen ekibe uyarlamak gerekir.

Workiom, günlük operasyonu izlemek ve geliştirmek için panolar, toplu işlemler, raporlar ve düzenlenebilir otomasyonlar sunar.

Gerçek Zamanlı Görünürlük İçin Kontrol Panelleri Oluşturun

Kontrol panelleri, farklı süreçlerden gelen verileri tek bir ekranda görmenizi sağlar.

• Sayısal göstergeler: Mesela kaç iş zamanında yapıldı, hangileri gecikti, bu ay ne kadar satış yapıldı?
  
• Raporlar: Örneğin, işlerin ekip veya bölge bazlı dağılımı
  
• Filtreli görünümler: Kullanımı kolaylaştıran, kişiye, takıma veya departmana göre ayrılmış listeler

Kullanım Örneği:

Küresel ölçekte faaliyet gösteren bir sivil toplum kuruluşu, Workiom kontrol panellerini kullanarak 10 ülkede yürüttükleri projelerinin ilerleyişini takip etti. Görev tamamlama oranları, bölgesel uyumluluk ve fon etkisi gibi göstergeleri gerçek zamanlı olarak izledi.

Toplu İşlemlerle Ölçekli Güncellemeler Yapın

Kayıt sayısı arttıkça tek tek düzenleme yapmak zorlaşır. Workiom, toplu güncelleme araçlarıyla bu süreci kolaylaştırır:

• Birden fazla kaydı aynı anda başka bir kişiye veya ekibe atayabilirsiniz.
  
• Durum ve öncelik gibi alanları toplu olarak güncelleyebiliriniz.
  
• Artık kullanılmayan kayıtları tek seferde arşivleyebilirsiniz.
  

Çok sayıda ekiple çalışan çok uluslu operasyonlar için bu yapı, tekrar eden işleri azaltır ve günlük operasyonu hızlandırır.

Puanlama ve Değerlendirme Mantığını Uygulayın

Operasyonel uygulamalar çoğu zaman performans değerlendirmesini içerir. Workiom, bu amaçla özelleştirilebilir puanlama sistemlerini destekler:

• Denetim Skor Kartları
• Lead Kalite Puanlamaları
• SLA Uyum Takip Sistemleri

Bu yapı sayesinde değerlendirmeler kişisel yorumlara değil, net kriterlere ve verilere dayanır.

Sürekli İyileştirme ile Geliştirin

Workiom’da sistemi her yeni ihtiyaçta baştan kurmanız gerekmez. Workiom’un no-code altyapısı ve Yapay Zekâ Uygulama Oluşturucu özelliği ile uygulamanızı kolayca oluşturup ihtiyaç halinde hızlıca değiştirebilirsiniz.

• İşiniz büyüdükçe yeni alanlar veya listeler ekleyebilirsiniz
• Otomasyonları kod yazmadan yeniden kurgulayabilirsiniz
• Aynı yapıyı başka ekipler için kopyalayabilirsiniz
• Arayüzü ve veri alanlarını çok dilli destek sayesinde küresel ekipler Workiom’u kullanabilir.
• Türkiye ve MENA bölgesi için veri barındırma seçenekleriyle mevzuat uyumunu güçlendirebilirsiniz. (Sadece Enterprise Plan’da)

Bu adımı tamamladığınızda, uygulamanız:

• Gerçek zamanlı metrikler, bildirimler ve raporlarla tamamen görünür.
  
• Toplu işlemler ve mantıksal iyileştirmelerle Workiom yeni ihtiyaçlara kolayca uyarlanabilir.
  
• Ekipler, departmanlar ve harici iş ortakları arasında işbirliğini sağlayacak hâle gelir.

Küresel Dönüşüm, Gerçek Çözümlerle Başlar

Dijital dönüşüm artık bir seçenek değil, küresel bir zorunluluk. Kurumlar, artan hız ve karmaşıklık karşısında süreçlerini modernleştirecek esnek ve güvenli araçlara ihtiyaç duyuyor. Workiom ile kod yazmadan, iş akışınıza özel, otomatikleşmiş ve kolayca ölçeklenebilir uygulamalar oluşturabilirsiniz. Bu sadece zaman kazanmakla ilgili değil; aynı zamanda ekiplerin güçlenmesi, verilerin korunması ve ölçülebilir sonuçlar elde edilmesiyle ilgilidir.

Daha akıllı, daha hızlı ve daha esnek dijitalleşme fırsatı burada. Ekibinizin ihtiyaçlarına göre ilk uygulamanızı bugün tasarlayın.

Workiom’u ücretsiz deneyin veya ekibimizden bir uzmanla kısa bir keşif görüşmesi planlayarak ilk adımı birlikte atın.

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

Workiom'da Satış Yönetim Sistemi nasıl oluşturulur?

• Müşteri Yönetimi (CRM) şablonuyla başlayın.
  
• İlişkili listeler kullanın: Fırsatlar ↔ Kişiler ↔ Şirketler.
  
• Görünümleri pipeline aşamasına, satış temsilcisine veya ürün grubuna göre özelleştirin.
  
• Otomasyonları kullanarak durumları güncelleyin, temsilcileri bilgilendirin veya görevleri otomatik oluşturun.
  
• Satış kapanma oranlarını ve yeni müşteri hızını takip etmek için kontrol panelleri oluşturun.
  

Workiom'da işe alım sonrası (onboarding) süreçler nasıl otomatikleştirilir?

• Çalışanlara bağlı bir Görevler listesi oluşturun.
  
• Yeni bir çalışan eklendiğinde otomatik görev oluşturacak tetikleyici kurun.
  
• Eğitim teslim tarihlerinden önce hatırlatmalar için zaman tetikleyicileri kullanın.
  
• Yöneticiler için onay süreçleri dahil edin.
  
• Görev tamamlanmalarını departmanlara göre gruplandırılmış panolarda takip edin.
  

Workiom, ekipler tarafından uyumluluk (compliance) süreçlerinde nasıl kullanılır?

• Çok dilli kullanıcı arayüzü ve yerelleştirilmiş veri alanlarını aktif hale getirin.
  
• Erişimleri ekip bazında sınırlandırmak için yetkilendirme kurallarını kullanın.
  
• Belgeleri ve onayları ilişkili kayıtlar içinde saklayın.

‍

Devamını okuyun: Yapay Zeka ile Fikirden Uygulamaya: Workiom AI ile Uygulama Geliştirme

‍