أتمتة العمل بالذكاء الاصطناعي: هل تضيع وقتك في هذه المهام اليومية؟

تخيل أن فريقك يُعيد ملء جدول إكسل ٢٧ مرة أسبوعياً، أو يفقد ١٤ ساعة شهرياً في تتبع بريد إلكتروني مُهمل، هذا ليس افتراضاً. معظم فرق العمل تُعاني من هدر الوقت في مهام روتينية يمكن أتمتتها تلقائياً. 

لكن المفارقة، أن القليل من المؤسسات يدرك اللحظة التي يتحول فيها التعب اليومي إلى خسارة مالية حقيقية.

في هذا المقال، ستكشف معنا:

- ٣ إشارات صادمة (ليس مجرد "أخطاء بشرية") تخبرك: "أن الوقت قد حان للأتمتة"
-  أمثلة حقيقية من شركات وفرت ٨٧ ساعة شهريًا (مع أرقام مُوثّقة).
- كيف تبني أول تدفق عمل ذكي بدون كتابة سطر برمجي واحد على وركيوم (حتى لو كنت تستخدم هاتفك النقال).

علامات تدل على أن طريقة العمل لديك بحاجة لاعتماد الأتمتة

هناك مؤشرات واضحة تدل على أن منظومة العمل في شركتك بحاجة إلى أداة أتمتة العمل، منها:

• تكرار الأخطاء اليدوية في إدخال البيانات أو نقلها بين الأنظمة.
• اعتماد فرق العمل على ملفات إكسل لتتبع العمليات اليومية.
• صعوبة في تتبع حالة المهام أو معرفة من المسؤول عن كل خطوة.
• تأخر في الرد على العملاء أو الشركاء بسبب تدفقات عمل غير مرئية.
• اعتماد كبير على الموظفين التقنيين لتنفيذ العمليات الروتينية.

عند تكرار هذه العلامات، تكون الأتمتة باستخدام منصة بدون كود مثل وركيوم ضرورة وليست رفاهية.

٣ مؤشرات تدل على أنك تخسر أموالك

لا تنتظر وصول الشكاوى إلى الإدارة، أو التقرير المالي الذي يبين الخسائر، إليك مجموعة من المؤشرات التي تستحق الوقوف عندها وتقييم أسلوب عملك وربحيته، مع توضيح المشكلة المترتبة على كل مؤشر، والحل الإحترافي المقدم من وركيوم:

1. المؤشر: الاعتماد الكلّي على ملفات الإكسل

• المشكلة: أكثر من ثلثي الأخطاء تحدث عند نقل البيانات يدوياً
• الحل مع وركيوم: تحويل الجداول إلى قوائم ذكية تُحدّث تلقائياً (بدون جهد بشري)

2. المؤشر: عدم رؤية حالة المهام

• المشكلة: ثلث المشاريع تتأخر بسبب عدم تحديد "من المسؤول؟"
• الحل مع وركيوم: إسناد المهام بشكل تلقائي للشخص المناسب مع ربطها بمنظومة الإشعارات الفورية لتجنب التأخير

3. المؤشر: الردود المتأخرة على العملاء

• المشكلة: العملاء يغادرون بصمت بعد ٣ تأخيرات في رد عليهم (وربما قبل ذلك)
• الحل مع وركيوم: إشعارات تلقائية ترسل للشخص المعني وفي حال التأخر عن زمن محدد ترسل للمشرف لتدارك الموضوع بشكل عاجل

كيف تساعد أتمتة سير العمل المؤسسات على تطوير المشاريع؟

تشهد العديد من الشركات في مختلف القطاعات نمواً متسارعاً، مثل التجارة الإلكترونية والتعليم والمحاسبة السحابية. هذا النمو يتطلب نظاماً مرناً يمكنه مواكبة التغيرات بسرعة.

من خلال أتمتة الأعمال في وركيوم، تستطيع المؤسسات:

• تحديد القادحات (شرط أو موعد مجدول) لإنشاء سجل أو تحديثه.
• ربط الحقول بين القوائم دون الحاجة لأي معرفة برمجية.
• إرسال تنبيهات فورية عند تغيّر حالة المهام.
• تشغيل مهام متكررة تلقائياً باستخدام القادح الدوري.
• إرسال رسائل نصية أو بريد إلكتروني تلقائياً عبر التكاملات أو البريد.

كل ذلك يتم باستخدام واجهة مرئية بسيطة، ويُمكن تطبيقه من قبل مسؤولي العمليات أو فرق الموارد البشرية مثلاً دون الاعتماد على المطورين.

أمثلة عملية على أتمتة المهام باستخدام وركيوم

مثال 1: التعليم (تنسيق مهام المعلمين والإدارة)

في مؤسسة تعليمية، واجه فريق الإدارة تحديات في تنسيق العمليات المتعلقة بتعيين المعلمين، تحديث الجداول، وتنظيم التقييمات الدورية.

الحل مع وركيوم:

• إنشاء قوائم مرتبطة بين أقسام الموارد البشرية والأكاديمية.
• عند إضافة سجل جديد لمعلم، يتم تفعيل سلسلة من المهام تلقائياً.
• إرسال تنبيهات إلى المشرفين وجدولة الاجتماعات بشكل آلي.
• استخدام عرض الجدول لمتابعة حالة كل مهمة، والتقويم لتحديد مواعيد التقييمات.

النتيجة: إنجاز الإجراءات الداخلية بسرعة أكبر وبمجهود أقل.

مثال 2: المحاسبة (أتمتة تدفق الفواتير والمدفوعات)

في شركة محاسبة، كان الفريق بحاجة إلى نظام مرن لتتبع الفواتير، العملاء، والمدفوعات بشكل منظم.

باستخدام وركيوم:

• إنشاء تطبيق مخصص يحتوي على قوائم للفواتير والعملاء والمدفوعات.
• عند إدخال فاتورة جديدة، يتم إرسال تنبيه تلقائي للمسؤول المالي.
• إن لم يتم السداد خلال فترة محددة، يفعّل النظام تذكيراً آلياً للعميل.
• ربط كل سجل بالعميل المناسب عبر القائمة المرتبطة.

النتيجة: تقليل تأخير المدفوعات وتحسين دورة التحصيل.

مثال 3: التجارة الإلكترونية (إدارة استفسارات العملاء وتتبع الطلبات)

في متجر إلكتروني، كان الفريق يعاني من تشتت استفسارات العملاء بين البريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي.

كيف ساعدهم وركيوم:

• إنشاء نموذج خارجي لجمع طلبات واستفسارات العملاء.
• إنشاء سجل تلقائي في قائمة "المهام" لكل استفسار.
• توجيه كل سجل تلقائياً إلى الفريق المختص عبر شروط الأتمتة.
• عند تحديث حالة الطلب إلى "تم التسليم"، يتم إرسال رسالة نصية تلقائية للعميل.

النتيجة: تحسين زمن الاستجابة وزيادة رضا العملاء.

كيف تبدأ الأتمتة في وركيوم بدون خبرة تقنية؟

ابدأ بخطوات بسيطة وفعالة:

1. حدد عملية تستهلك وقتاً كبيراً في فريقك.
2. صف ما تحتاجه لمنشئ التطبيقات المدعوم بالذكاء الاصطناعي.
3. أضف القوائم المرتبطة لتوحيد تدفق البيانات.
4. فعّل تدفقات الأتمتة وحدد القادحات المناسبة.
5. أضف إجراءات مثل إرسال إشعار أو تحديث سجل.
6. اختبر التدفق، ثم فعّله فوراً لتبدأ تحسين الأداء.

تبسيط العمل خطوة نحو التحول الذكي

في المؤسسات المعاصرة، لا يُقاس النجاح الرقمي فقط بعدد الأدوات المستخدمة، بل بكيفية تناغم العمليات وتدفقها بسلاسة. وهنا يظهر دور وركيوم كمنصة مرنة لأتمتة سير العمل بدون كود، مدعومة بتقنيات الذكاء الاصطناعي لتناسب طبيعة كل فريق.

ابدأ الآن وجرّب إنشاء أول تدفق أتمتة لمهمة بسيطة في فريقك، وستكتشف بنفسك كيف يمكن للعمل أن يصبح أكثر انسيابية وأقل استهلاكاً للوقت، دون الحاجة لكتابة سطر برمجي واحد، وإن احتجت دعماً في الإعداد الأولي، ففريق وركيوم معك خطوة بخطوة.

تواصل معنا الآن أو ابدأ تجربتك مجانية

الأسئلة الشائعة

1. هل تحتاج الأتمتة في وركيوم إلى خبرة تقنية مسبقة؟

أبدًا. كل التدفقات تُبنى من خلال واجهة مرئية سهلة، يمكن لمسؤولي العمليات أو الموارد البشرية تنفيذها خلال دقائق. حتى الإعدادات المعقدة يمكن تبسيطها باستخدام Workiom AI Lab الذي يترجم الأوامر النصية إلى منطق آلي جاهز.

‍

2. كيف يمكنني قياس نتائج الأتمتة بعد تفعيلها؟

من خلال لوحات المتابعة (Dashboards) وتقارير الأداء التفاعلية في وركيوم.

تستطيع مراقبة مؤشرات مثل:

• زمن إتمام المهام.
• عدد الأخطاء قبل وبعد الأتمتة.
• معدلات استجابة العملاء.

وتُعرض هذه البيانات في الوقت الفعلي لتتخذ قرارات فورية.

3. هل يمكن الجمع بين الأتمتة والذكاء الاصطناعي في سير عمل واحد؟

نعم، وهذه إحدى أهم ميزات وركيوم، يمكنك مثلاً تفعيل تدفق آلي لإرسال المهام، مع استخدام حقل مدعوم بالذكاء الاصطناعي لتحليل البيانات أو تلخيص الملاحظات تلقائياً.

‍