٤ فوائد لأتمتة المهام بالذكاء الاصطناعي لفرق العمل في السعودية

مع تسارع التحوّل الرقمي في السعودية، أصبحت الكفاءة أمر ضروري، خاصة مع التوجهات الجديدة ضمن رؤية 2030.

تسعى الكثير من الجهات الحكومية والشركات لتوسيع أعمالها وتقليل المهام اليدوية وتحقيق نتائج أفضل في وقت أقل. لكن هذا النمو يرافقه تحدّي واضح: مهام أكثر، وقت أقل، وموارد محدودة.

وهنا تظهر فائدة أتمتة المهام باستخدام الذكاء الاصطناعي بمساعدة الفرق على إنجاز العمل بشكل أسرع وتقليل التكرار واتخاذ قرارات دقيقة دون الحاجة لتوظيف إضافي أو بناء أنظمة معقدة.

وفي بيئات العمل داخل المملكة، التي قد تشمل قوانين محلية مختلفة وتعدد في اللغات وسرعة في اتخاذ القرارات، تزداد أهمية أدوات العمل التي تدعم الأتمتة بشكل كبير.

من الأمثلة على ذلك منصة "وركيوم"، وهي منصة عربية تُمكّن الفرق من إنشاء تطبيقات وسير عمل مخصصة باستخدام تقنيات الذكاء الاصطناعي بدون كود.

بدأت الكثير من فرق العمل السعودية باستخدام وركيوم لتطبيق الأتمتة الذكية، وذلك بهدف تقليل التعقيدات خلال العمل وتعزيز التعاون بين الفرق وتحقيق الأهداف بشكل أسرع وأكثر دقة.

واحدة من أبرز ميزات وركيوم أنها تقلّل الحاجة إلى إعداد القوائم و الشروط والقواعد البرمجية يدوياً، عبر البناء الذكي للتطبيقات.

فبفضل ميزة مُنشئ التطبيقات باستخدام الذكاء الاصطناعي، يمكن للمستخدم وصف ما يريد إنجازه بلغة واضحة، ليقوم النظام بإنشاء الهيكل الأولي للتطبيق.

مثل: "أحتاج نظام لاستقبال الموظفين الجدد في قسم الموارد البشرية" أو "أرغب في تتبع شكاوى العملاء حسب المناطق".

وبعد ذلك، تقوم وركيوم بإنشاء تطبيق أولي قابل للاستخدام والتخصيص حسب احتياج الفريق، يحتوي على جميع العناصر المطلوبة مثل القوائم وسير العمل والمهام المؤتمتة.

سواء كنت تبدأ بفكرة بسيطة أو تملك مستنداً يحتوي على متطلبات محددة، يمكنك من خلال منشئ التطبيقات باستخدام الـAI تحويل هذه الفكرة إلى نظام عملي خلال دقائق قليلة فقط.

والآن، لنستعرض معاً أبرز أربع فوائد لأتمتة المهام باستخدام الذكاء الاصطناعي لفرق العمل في السعودية.

1. تنفيذ المهام بين الأقسام بشكل أسرع

غالباً ما تكون العمليات اليدوية بطيئة، خاصة عندما تحتاج إلى موافقات متعددة، أو تتطلب متابعة الحالات، أو تنسيقاً بين أكثر من فريق.

لكن باستخدام الأتمتة باستخدام الذكاء الاصصناعي، يمكن تجاوز الكثير من هذا التأخير. فالأتمتة تُنفّذ المهام تلقائياً بناءً على قواعد ومحفزات محددة يمكن تعديلها حسب سير العمل.

من خلال منصات مثل وركيوم، يمكن للفرق أن تقوم بـ:

• توزيع المهام تلقائياً حسب توفر الأفراد أو حجم العمل أو القسم المسؤول.
• تنفيذ خطوات متابعة تلقائية عند اكتمال المهمة أو تأخرها.
• إرسال تذكيرات أو تصعيد المهام أو إعادة جدولة الأعمال تلقائياً.
• استخدام أتمتة مبنية على الوقت أو على شروط محددة لضمان استمرار سير العمل.

‍

‍

سيناريو تطبيقي: أحد البرامج المالية، والمدعوم من جهة حكومية في مدينة الرياض، يستخدم منصة وركيوم لتوزيع مهام المراجعة على المدققين بناءً على وقت تقديم الطلب والموقع الجغرافي.

يتم تحديد المهل الزمنية بشكل تلقائي، وإذا تأخر أي طلب، يتم إرساله تلقائياً إلى المشرف المسؤول. ساعد هذا النظام في تقليل الحاجة للتنسيق اليدوي بنسبة تجاوزت 60%.

النتيجة؟ المشاريع تسير دون الحاجة إلى أن ينتظر أحد مراجعة لوحة تحكم (Dashboard) أو إرسال بريد إلكتروني أو التواصل مع زميل. النظام يعمل بشكل مستمر ومنظّم، ويقلّل الاعتماد على المتابعة اليدوية المتكررة.

2. تقليل التكاليف التشغيلية

في بيئات العمل التقليدية، حتى أبسط الإجراءات تتطلب تدخل أكثر من شخص. يتم رفع مستند، ثم يراجعه موظف، وبعدها يقوم موظف آخر بإدخال البيانات، ثم يُرسل موظف آخر بريداً إلكترونياً للمتابعة.

وعندما يتكرر هذا السيناريو عشرات أو مئات المرات أسبوعياً، يصبح العبء اليدوي كبيراً وتزداد التكاليف بشكل واضح.

لكن باستخدام أتمتة المهام بالذكاء الاصطناعي، يمكن للفرق تنفيذ هذه الخطوات تلقائياً، مع تقليل الحاجة إلى التدخل البشري في المراحل المتكررة أو الروتينية.

من خلال منصة وركيوم، يمكن القيام بعدة إجراءات بشكل آلي، مثل:

• إنشاء مهام تلقائياً عند إضافة سجل جديد، مثل طلب انضمام موظف جديد أو شكوى من عميل.
• إرسال رسائل بريد إلكتروني أو رسائل نصية قصيرة (SMS) للعملاء بناءً على حالة الطلب.
• تعبئة النماذج بشكل مسبق باستخدام بيانات محفوظة، لتجنب تكرار الإدخال.
• تسجيل مؤشرات الأداء بشكل تلقائي دون الحاجة لإعداد تقارير يدوية.

سيناريو تطبيقي: شركة ناشئة تعمل في قطاع الخدمات اللوجستية في جدة قامت بأتمتة نظام متابعة مشكلات الشحن باستخدام منصة وركيوم.

عند وصول أي مشكلة، يتم إنشاء مهمة مرتبطة بها تلقائياً، وتُرسل إلى المدير الإقليمي المناسب، ويمكن إشعار العميل عبر قنوات متعددة مثل البريد الإلكتروني أو أدوات التواصل المتكاملة حسب الإعداد.

بهذا النظام، انخفض عدد الخطوات اليدوية من خمس خطوات إلى خطوة واحدة فقط، مما وفر حوالي 40 ساعة عمل شهرياً.

وباختصار، تساعد الأتمتة الذكية على تقليل الجهد التشغيلي، وتتيح للموظفين التركيز على المهام التي تحتاج إلى تفكير أو تخطيط أو ابتكار.

وحتى إعداد هذه الأتمتة أصبح أسرع وأسهل بفضل ميزة مُنشئ التطبيقات بالذكاء الاصطناعي من وركيوم، حيث يكفي أن يصف المستخدم الهدف بلغة بسيطة، ليقوم النظام ببناء الهيكل الأولي مباشرة، مما يقلل من الوقت والتكلفة المرتبطة بعمليات التطوير أو الاستشارات التقنية.

‍

‍

3. اتخاذ قرارات أفضل 

عند أتمتة المهام، تبدأ الفرق في جمع بيانات دقيقة بشكل تلقائي، مثل توقيت المهام وسرعة الإنجاز وحجم العمل، وحتى الحالات الاستثنائية.

وعندما تُعرض هذه البيانات بشكل مباشر من خلال لوحات متابعة لحظية (Dashboards)، يصبح بإمكان مدراء الفرق اتخاذ اتخاذ قرارات أسرع وأكثر استنارة بالاعتماد على بيانات محدثة وواضحة.

من خلال نظام التقارير الفورية في وركيوم، يمكن للفرق أن تقوم بـ:

• متابعة حجم المهام ونسب الإنجاز بشكل لحظي.
• رصد أي تأخير في سير العمل فور حصوله.
• تحليل التقدم حسب الفريق أو القسم أو حتى حسب الموقع الجغرافي.
• الربط بين أنواع المهام والنتائج، مثل عدد الشكاوى التي تم حلها مقارنة بمدة معالجتها.
• تتبع مدى الالتزام بمستوى الخدمة (SLA) في الإجراءات الحكومية أو التي تتعلق بالعملاء.

سيناريو تطبيقي: مركز لخدمة العملاء في مدينة الدمام استخدم منصة وركيوم لمراقبة حالة المهام وأداء الفريق. عبر لوحات المتابعة اللحظية، تمكن الفريق من تتبع مدة معالجة الشكاوى، ولاحظ انخفاضاً في الأداء في بعض المناطق.

وبناءً على هذه البيانات، تم إعادة توزيع الفرق حسب الحاجة، مما أدى إلى رفع مستوى الالتزام بمعايير الخدمة بنسبة 15٪ خلال شهرين فقط.

4. تعزيز الامتثال والمسؤولية

في كل من القطاع الحكومي والخاص في السعودية، يجب الامتثال إلى اللوائح ومعايير المؤسسات مثل لوائح هيئة الاتصالات (CITC) ومؤسسة النقد (SAMA) والسياسات الداخلية لكل جهة، على الفرق أن تضمن حماية خصوصية البيانات، وإمكانية تتبع جميع الإجراءات، والتحكم الكامل في من يمكنه الوصول إلى المعلومات.

منصات أتمتة المهام بالذكاء الاصطناعي مثل وركيوم تُسهم في تعزيز هذا الامتثال من خلال عدة أدوات وإعدادات، منها:

• تحديد الصلاحيات بدقة حسب الفريق أو الدور الوظيفي، وحتى على مستوى الحقول داخل النماذج.
• توفير سجلات تدقيق مفصلة تُظهر من قام بأي إجراء، ومتى.
• أتمتة خطوات الموافقة لضمان مرور المهام من خلال القنوات المعتمدة.
• إرسال إشعارات تلقائية عند حدوث أخطاء أو تعثر في سير العمل.

سيناريو تطبيقي: شركة ناشئة تعمل في قطاع الرعاية الصحية بمدينة الرياض استخدمت منصة وركيوم لأتمتة إجراءات تسجيل المرضى، وتوزيع مهام المراجعة، والتنبيه في حال وجود نقص في البيانات، مع توثيق كامل لكل خطوة في العملية.

وعند خضوع الشركة لمراجعة تنظيمية، كانت كل الإجراءات موثقة بوضوح، بما في ذلك توقيت التنفيذ، واسم الشخص المسؤول، والحالة الحالية مع تفسيرها، مما ساعد على تقليل مدة مراجعة الامتثال بشكل ملحوظ مقارنة بالإجراءات اليدوية السابقة.

الخاتمة

في بيئة عمل تتطور بسرعة، مدفوعة برؤية 2030 والابتكار المتسارع ومتطلبات الامتثال المتزايدة، تحتاج الفرق إلى أدوات تساعدها على تنفيذ المهام بكفاءة، وتخفيف الأعباء، وتوفير بيانات دقيقة، وتعزيز مستوى المسؤولية، كل ذلك مع الحفاظ على أقصى قدر من المرونة.

توفّر منصات مثل وركيوم للمؤسسات في المملكة إمكانية أتمتة سير العمل بلغتها الأم وبدون الحاجة إلى كتابة أي كود برمجي. 

الأسئلة الشائعة

ما أنواع المهام التي يمكن أتمتتها باستخدام وركيوم؟

تستخدم العديد من الفرق في السعودية منصة وركيوم لأتمتة مجموعة واسعة من المهام، من بينها:

• الموافقة، مثل طلبات الإجازة أو توقيع المستندات.
• سير عمل إدارة علاقات العملاء (CRM)، مثل تأهيل العملاء المحتملين أو إرسال تذكيرات للمتابعة.
• مهام الموارد البشرية، مثل قوائم التحقق عند انضمام موظف جديد أو توزيع مهام التدريب.
• إدارة تذاكر الخدمة والتواصل مع العملاء.
• دورات الامتثال وإعداد التقارير.

كيف ساهم الذكاء الاصطناعي في تحسين أتمتة المهام؟

يساهم الذكاء الاصطناعي في تحسين الأتمتة من خلال:

• المساعدة في اتخاذ قرارات التوزيع بناءً على معايير محددة، مثل إسناد المهام إلى الموظف الأقل انشغالًا.
• تعبئة النماذج تلقائياً باستخدام بيانات سابقة لتوفير الوقت وتقليل الأخطاء.
• إرسال تذكيرات تلقائية بناءً على التوقيت أو التنبؤ بحدوث تأخير.
• تقديم تحليلات فورية وتقارير تساعد على فهم الأداء والكفاءة ونقاط التحسين.

هل يمكن استخدام ميزات الذكاء الاصطناعي في وركيوم باللغة العربية؟

نعم، تدعم وركيوم اللغة العربية بشكل كامل سواء في واجهة المستخدم أو في أدوات الذكاء الاصطناعي مثل مُنشئ التطبيقات.

يمكن للفرق وصف احتياجاتها باللغة العربية، وسيقوم الذكاء الاصطناعي بإنشاء التطبيقات وسير العمل والأتمتة بناءً على ذلك.